ペーパーレス、電子化とは

紙媒体の管理には、印刷、専用ファイルの購入、ファイリング、保管スペースの確保、不要な書類の処分と、一つひとつの作業に手間がかかり、時間が浪費されていきます。
資料が紙媒体で管理されているために困った経験をした方も多いのではないでしょうか。

こうした課題を解決し、作業効率を向上させるカギとなるのが、「ペーパーレス化」「電子化」です。導入すれば、電子データで資料を管理でき、情報共有性・検索性も向上できます。

電子化を考える企業のよくある悩みとは

紙の報告書を提出するための業務が煩雑

現場担当や営業担当の方など、昼間は事務所以外の場所で業務を行っている方たちは特に、事務所に戻ってからの報告書の作成が面倒ということが挙げられます。
提出用の書式にまとめるのは事務所に戻ってからになるため、残業を増やしてしまう原因となります。

顧客から毎日受け取る注文書や請求書の保管

日に数百枚の注文書を受け取るような企業では、社内の問い合わせに備え、注文書をいつでも閲覧できる状態にしておく必要があります。毎日時間をかけて顧客ごとのファイルに分けて綴じ合わなければなりません。こうした作業は時間がかかるうえ、当月分以外のファイルは倉庫に保管し、問い合わせを受けるたびに担当者が倉庫に赴く必要が出てきてしまいます。

保管場所の確保、セキュリティリスクの考慮が難しい

企業では毎日発行される帳票を、適宜仕分けし、ファイリングして正しく保管しています。
しかし、日々帳票はたまっていき場所の確保が難しくなっていきます。帳票や紙の書類には重要なものも含まれるため、セキュリティ上の問題も考慮が必要になります。正しく保存するのは難しい問題です。

ペーパレス化、電子化のメリット

１．印刷・保管・郵送にかかるを削減できる

帳票を電子化されたデータで扱うことによって帳票を印刷する必要がなくなるため、紙にかかるコストを大幅に削減することができます。また帳票の保管場所を考える必要がなくなり、オフィスの省スペース化に繋がります。
電子データはサーバーやクラウド上に保管されるためを帳票などを郵送せずネットを介してデータを渡せます。

２．帳票の検索が容易に

日々たまりどんどん多くなっていく帳票でも、電子データで扱うことで、キーワードや条件などを指定し瞬時に探しているものを検索することができます。顧客ごと、日付ごとなどでも検索することができます。

３．業務を効率化し、データを有効活用

電子化により検索性が高まることで、問い合わせなどに迅速に対応できます。
加えて、帳票などの電子データの場合、承認作業も効率化できます。紙の帳票では承認を得るために各部門へ持ち回らなければなりませんが、電子データにすることによっていつでもどこでも帳票データが共有可能になります。スマートフォンやタブレットでの帳票データの閲覧も可能です。
過去のデータを統合し、マーケットや販売状況を分析すれば、経営判断が行いやすくなるでしょう。

電子化を行うための重要なポイント

電子化を行う場合押さえていないといけないポイントがあります。

１．業務プロセスの整備

全ての書類を電子化すると、承認方法など正式な業務プロセスが分からなくなってしまい、混乱が生まれる場合があります。また、データを保管するフォルダの構成やファイル名のルールが整備されていないと検索をスムーズに行うことができず、非効率な部分が増えてしまう要因になります。
業務内でシステムを導入した際の業務プロセスやデータを保存する際のルールは検討しておいた方がよいでしょう。

２．適した環境の整備

電子化を行うことにより、従来よりも業務が非効率になっては本末転倒です。
今まで紙で管理・把握を行っていた業務を洗い出し、業務全体の見える化を行うことが成功に導くうえで重要になります。

また、取引先によっては紙書類の提出を求められることがあります。あらかじめ、電子データでの送付が問題ないか確認しておきましょう。自社の都合だけではなく受け取り側のメリットを伝えて納得していただけるようなポイントをまとめておくとよいですね。

電子化を行った場合はデータをディスプレイやタブレットで閲覧することになります。手書きなどは難しくなり、見やすさも考えたうえでディスプレイなどの閲覧媒体の環境を整えておく必要があります。

３．具体的なイメージを描く

業務の効率化に期待が持てる取り組みであっても、ゴールを明確にしておく必要があります。システムを導入する際には短期間で導入できるものもあれば長期間かかるものもあります。ゴールを明確にし、どんな景色が広がっているのかを共有することで社内の意識を一つにし、スムーズな導入を行うことができます。

４．法制度への対応

2022年1月の電子帳簿保存法の改定により、電子取引した場合は電子保存が義務化され、紙での保存が不可になってしまいます。
保存場所と保存期間、処置や要件などが緩和・強化されている部分を理解された上でシステム化を考える必要があります。
また、2023年10月からインボイス制度が施行されます。制度に対応した適格請求書の発行が必要になり、必要な項目の追加などさらに対応が必要です。
インボイス制度に関しては別ページにて詳しくご紹介しています。

インボイス制度対応サービス

実際に電子化を行えるソリューション

楽楽明細

WEB帳票発行システム「楽楽明細」は、請求書、納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行するSaaS型のシステムです。
SaaSとはクラウド上に展開されたソフトウェアで、ブラウザ上からインターネットを通じて利用することができます。
メリットとしては通常のシステムとは違い、短期間での導入が可能で導入費用など大幅に抑えることができます。どこからでも接続できる為、テレワークにも最適なシステムと言えます。

楽楽明細は帳票のレイアウトのカスタマイズに柔軟に対応でき、複数種類の帳票を発行可能。帳票の電子化を考えている企業には最適なシステムです。

詳しくはこちら↓

経費精算を楽にする「楽楽明細」

福岡情報ビジネスセンターでのご支援内容

株式会社福岡情報ビジネスセンターでは、上記の様なシステム構築、SaaSの導入を、企業様ごとの課題に合わせてご提供させていただいております。その中でも、IBM Power Systemsの環境構築や運用そしてアプリケーション開発では、多くの実績と経験・知識を有しております。 また、帳票基盤の構築においてもUT/400を活用した課題解決の実績もございます。
（↓UT/400のご紹介はこちら）

IBM iのアウトプットをさらに便利に「UT/400ファミリー」

クラウド化の際は弊社のPowerクラウドセンターを採用いただきました。
（↓Powerクラウドサービスのご紹介はこちら）

IBM Power Systemsをクラウドに「FBI Powerクラウド」

オンプレミス、クラウドと様々なシステムが乱立し、今後どのようなシステム基盤にすればいいか分からない…。そんな時は、是非弊社へお問い合わせください！

お問い合わせがありましたらこちらから↓

お問い合わせ