今回のブログでは、日報のメリットと、日報作成に役立つ3つの工夫について簡単にまとめてみました。
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日報のメリットとは？
日報には次の3つのメリットがあります。
(1)次回の仕事がスムーズになる
業務やタスク、案件を振り返り整理することで、進捗状況や知識を記録できます。これにより、次回の仕事がスムーズに進められます。
振り返りや進捗の文章化により、自分の行動や進捗状況を明確に整理することができます。これらの文章は日報として残るため、次の日の仕事を効率的に進める手助けになります。同時に、上司やチームメンバーも状況や進捗を把握し、迅速な判断や指示が可能になります。
(2)ナレッジが蓄積される
また、日報を書くことでナレッジが蓄積され、今後の仕事の対応がスムーズになります。トラブルやイレギュラーな事象に対処した内容や対策を記録し、同様の問題が再発した際に日報を参照することで迅速な対応が可能です。
(3)アイデアやコミュニケーションのきっかけになる
一方、自由に所感（問題点・改善策・気づきなど）を記すことで、新たなアイデアやコミュニケーションの機会を生み出せます。
日報は通常のビジネスコミュニケーションではないため、自由な所感を記すことも可能です。これらの所感が新たなアイデアや業務改善のヒントになることもあります。
自身の直属の管理者だけでなく、他のチームメンバーや同僚に日報を公開することで、日常的に接する機会のない人々とのコミュニケーションのきっかけとなるでしょう。
日報作成に役立つ3つの工夫
日報を書くのは重要ですが、毎日きちんと書くのは大変ですよね。
そこで、毎日の日報作成を少しでも楽にするためのおすすめの工夫を3つご紹介します。
(1)テンプレートを作る、使う
毎日ゼロから書き始めるのは大変な作業です。
テンプレートを作成して、そこに業務内容、作業時間、所感、今後の予定などを入力したり、コピー＆ペーストで利用したりすると、日報作成の時間を短縮できます。
インターネット上に公開されているテンプレートをダウンロードして利用するのもおすすめです。
(2)日報を書くタイミングを決める
作業の区切りや一日の終わりなど、自分が振り返りやすいタイミングを決めましょう。
タイミングを定めておけば、日報の提出を忘れたり、後で焦ることを避けることができます。
(3)ツールを活用する
Excelやチャット、メールなどで日報を書いている場合、日報作成専用のツールを使うと効率的です。
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まとめ
今回は、日報のメリットと、日報作成に役立つ3つの工夫について紹介しました。
日々の日報作成に役立てていただけると幸いです。
