社会人の皆さんは会議で積極的に発言していますか？ また、このように感じたことはないでしょうか？
・「会議が億劫」
・「発言を避けたい」
・「新人が発言しない」など…
今回はこのように感じる原因と改善策のお話をさせていただきます。

会議で期待されること

まず、会議の目的をおさらいしましょう。

会議の内容は様々ですが、大まかにこの２つにくくられるのではないでしょうか。 そしてこの２つを達成するために、社員の発言がとても重要です。 しかし、自分を含めこの発言が少ない、もしくはできていない人はいませんか？ かく言う私も会議で積極的に発言できない人の一人です。

多くの人が人前で話すことに緊張や不安を感じます。自分の意見や考えを他人に伝えることが怖いと感じてしまい、発言を避けてしまうことがあります。

では、会議で緊張や不安が生じる原因はなんでしょう。
それは心理面と物理面の２つにあります。

会議で発言できない原因

①心理面【聞く人の表情が怖い】

普段の日常会話の際、和やかな表情で相手の目を見ながら話しますよね。
それを会議でも行っていますでしょうか？私の経験上ですが、会議で人が発言している時、真顔で聞いている人が多い気がします。

聞く人が真顔であれば、発言する人は反応が読み取れず不安になったり、萎縮したりして発言を避けてしまうことがあります。顔が怖すぎます。

②物理面【準備不足】
会議に参加する前に準備できていますか？
準備というのは、会議の議題や自分の話すべき意見・質問を事前に考えておくことです。
それが不足していると、自信がなくなり発言を避けてしまいます。

会議で発言を促すための改善策

改善策①会議の本題に入る前にチェックインを行う

チェックインとは？

会議の本題に入る前に一人ずつ自己紹介をしたり、最近の出来事や今の気持ちを話したりするアイスブレイクのようなもの。

会議で最初から仕事の話になると、皆さんの表情は硬く動かないままでしょう。
ですが、チェックインで楽しい要素があると自然と表情が和みます。
クスっと笑えるような話題を話すのもいいかもしれませんね。

実際に福岡情報ビジネスセンターのとある部署では、「週末の休みに何をしたか」という話題で10分程度のチェックインを行っています。そこでは、お互いの趣味や考えを聞くことができ、より相手のことを知ることができるという効果もあります。

改善策②準備をしっかり行う

会議で発言を避けてしまう原因は、準備不足による自信の低下です。
事前に会議の内容を把握し、自分の意見や質問を準備しておきましょう。

ただし、そもそも会議の内容が共有されていない場合は準備も難しくなります。
そこで改善策③です。

改善策③情報共有サ－ビスを使う

情報を十分に共有できていれば、「何を話せば分からない」という状況がなくなり、準備をすることで発言を促し、会議を活性化させることができます。
下記は会議での情報共有に役立つサービスです。

ファイル共有クラウドサービス「Box」

Boxは社内外の情報共有と業務プロセスに関するあらゆるコンテンツを、
一箇所に集約して管理、保護、共有、制御することができます。
そのため、許可された人なら誰でも簡単に会議に関する情報を共有・取得ができます。

boxの詳細を見る　→

まとめ

会議で発言できない原因は他にもいくつもありますが、今回は①聞く人の表情が怖い、②準備不足の２つを取り挙げました。
特に表情の怖さが原因であることは普段意識されたことがない人も多いのではないでしょうか。なぜなら、会議は真面目な場であり真顔でいることが普通だという認識があるからです。ただそれが発言を億劫と感じる原因であることもあります。

また、事前に情報共有を行い、かつ自身で準備をしっかり行うことも重要です。
今回のブログでそのような気づきに繋がっていただけたのなら幸いです。

皆さん、会議の事前準備やチェックインを取り入れてばんばん発言し、
会議を活性化させていきましょう！

ここまで読んでいただきありがとうございました。