医療従事者の方は病院内でチャットツールなどを導入していますか？
スタッフ間に情報を共有する方法として、内線・PHS・カルテなどがありますが、急な患者対応に追われたり、昼夜勤ばらばらのシフト制だったりすると、相手の忙しさを様子見しながら伝える必要があり、すぐに情報が共有されないことが多くあります。
ここでは、病院内での情報共有の手段、内線・PHS・カルテでは手が届かなかったことがチャットツールではどう改善できるのか、事例を交えてご紹介したいと思います。
病院でチャットツールを導入すると何が改善されるのか
事例① 部署の中で個人情報の会話をすることが難しかったが、チャットツールを使ってクローズドに会話をすることができた
病院によっては、院内に常に職員がいる状態です。個人情報を共有するのに他の職員に聞かれないよう場所やタイミングを見て会話をする必要がありました。チャットツールを導入することで病院関係者だけが参加できます。チャットツールでは特定部署のみが参加できるグループを作ることができるため、 医師が診察中で直接伝えられないときや、経理と事務室間で職員の個人情報のやり取りをする際にも、クローズドに会話をすることができるようになります。
事例② 委員会内での打ち合わせアジェンダや、事前情報確認などの、すぐに伝達する必要のない情報をあとで読んでもらえるようチャットツールで共有しておくことができた
共有しなければならない情報の中には、相手を呼び止めてまですぐに伝える必要がない状況もあるのではないでしょうか。チャットツールでは、相手をその場で呼び止めることをせず、チャットでひとまず情報を挙げておくことで、誰でもいつでも読めるようにしておくことができます。そうすることで、自分の業務に集中することができるようになります。
事例③ メールをするよりも連絡をするハードルが低くなった
メールの場合は、「お世話になっております」などを文頭につける慣習があり、不便さを持ち合わせていました。また、必要な相手以外からの迷惑メールが届くことがあり、受信欄が片付かないことも多くありました。しかしチャットツールは、情報を共有したい関係者のみでのやり取りが可能です。そして、慣習がないため気軽に連絡をすることができます。
チャットツールはオンプレミス型とクラウド型がある
チャットツールは、主にオンプレミス型とクラウド型があります。
両者のセキュリティリスクには、いくつかの違いがあります。
・オンプレミスのセキュリティリスク
データとシステムは自社内の物理的な場所に存在します。セキュリティの責任は完全にユーザー側にあります。物理的なアクセスコントロールやネットワークの防御が重要です。しかし、外部からの攻撃や内部からの不正アクセスなど、様々なリスクにさらされる可能性があります。
・クラウドサービスのセキュリティリスク
データやアプリケーションはプロバイダーのデータセンターやサーバーに保存されます。セキュリティの責任はプロバイダーと顧客で共有されます。プロバイダーは物理的なセキュリティ、ハードウェアやインフラの保護を担当しますが、顧客はデータやアクセスの管理、設定、アプリケーションのセキュリティに責任を持ちます。
オンプレミスと比較し、セキュリティ対策を講じる範囲は狭くなりますが、ID/PASSの管理やアクセスできるユーザー、端末、閲覧できるデータなどを制御する必要があります。また、アクセスログなどが取得できる機能など不正アクセスがあった際の対応も考慮することが望ましいです。
・マルウェアの感染
オンプレミス環境では、内部ネットワークに物理的なアクセスがあるため、外部からの攻撃やUSBドライブなどの物理的な媒体を介しての感染が起こりやすいかもしれません。一方、クラウド環境では、ユーザーのセキュリティ設定やアクセス管理が不適切であったり、不正なアプリケーションの使用があったりすると、マルウェア感染のリスクが高まる可能性があります。
どちらの環境も、セキュリティ対策を十分に講じることが重要です。常に最新のセキュリティパッチを適用し、強力なパスワードと認証手段を使用し、定期的な監視や設定の見直しを行うことが必要です。
クラウド型のSlackと、オンプレミス型チャットツールとの違い
クラウド型のチャットツールはSlackやChatwork、Microsoft Teamsなどが挙げられ、オンプレミス型のチャットツールは、Mattermost（マターモスト）やRocket.Chatなどが挙げられます。しかしSlackでは、無料版の場合90日間の記録しか残りません。個人情報を扱うために証跡を残したいと考える人も多いのではないでしょうか？また、病院自身でチャットの管理をしたいという方には、オンプレミス型は最適です。
SlackとMattermostを比較した記事については、こちらの記事をご覧ください。
「MattermostとSlack、ビジネスチャットの違いとは？」
まとめ
今回は、病院にチャットツールを導入した場合の改善事例をご紹介しました。
チャットツールを導入することで、クローズドな環境で会話ができるようになったり、自分の仕事に集中できるようになったりと、様々な改善があることが分かりました。
オンプレミス型のビジネスチャット「Mattermost（マターモスト）」
オンプレミス型のビジネスチャット「Mattermost」は、クラウド・オンプレミスどちらも選択できるチャットツールで、世界では800以上の組織、例えばSAMSUNG、NASAなどが導入しています。どのような組織が導入しているかは、こちらの記事をご参考ください。
※別サイトへ遷移します「“Mattermost”. 800以上の組織.」
https://mattermost.com/customers/
また、Mattermostはオープンソースソフトウェアのビジネスチャットなので、必要に併せてカスタマイズも可能です。
「オープンソースソフトウェア（OSS）とは？」
他にも、Mattermost関連ブログを掲載しています。ぜひご覧ください。
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